Layanan Sirkulasi Di Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Medan

Kelompok 3:

   1.     Wahyu Gunanda                               (0601171014)

   2.    Fadhilah Aufa                                   (0601173097)

   3.    Neo Astrid Tiffany                            (0601173074)

   4.    Yuli Andina Putri                              (0601171013)

   5.    Salwa Annisa Putri Nasution            (0601172029)

   6.    Alwafi Farizi Tarigan                        (0601173094)

   7.    Yahya Darkanta Tekang                    (0601172053)

   8.   Rosi Rahmayanti                             (0601173068)
  

LAYANAN SIRKULASI

Perpustakaan sangat berperan penting dalam menyebarkan informasi dengan cara melayani kebutuhan pengguna. Selain dengan adanya gedung dan koleksi, perpustakaan juga harus memiliki citra yang baik dimata pengunjung. Seperti yang dikatakan Soetminah (1992,129) bahwa “ baik dan tidaknya perpustakaan tergantung bagaimana pelayanannya, sebab bagian pelayanan inilah yang berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan yang menjadi tolak ukur dan first image bagi sebuah perpustakaan”.

Salah satu layanan yang dimiliki perpustakaan adalah layanan sirkulasi, dimana pustakawan yang bertugas di bagian ini langsung berhadapan dengan pengguna perpustakaan yang ingin meminjam, memperpanjang dan mengembalikan bahan pustaka. Pelayanan sirkulasi merupakan bagian yang terpenting dalam kegiatan perpustakaan.

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran. Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000, 97), “sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan”

Adapun beberapa kegiatan yang dilakukan dalam layanan sirkulasi adalah sebagai berikut :

1.      Keanggotaan

Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pengguna perpustakaan sudah mendaftarkan diri nya sebagai anggota perpustakaan. keanggotaan ini menunjukan bahwa pemegangnya mempunyai hak untuk fasilitas perpustakaan, membaca dan meminjam bahan pustaka yang ada diperpustakaan. Berikut Flowchart dalam keanggotaan :

Keterangan

Di perpustakaan kota ada pembagian di  layanan sirkulasi yaitu keanggotaan, jadi dalam keanggotaan diberikan fasilitas kepada yang sudah menjadi anggota perpustakaan yaitu dapat meminjam buku sesuai peraturan yang ada diperpustakaan  kota. Jika ingin meminjam buku diperpustakaan kota medan harus memiliki kartu anggota atau kartu untuk meminjam dan menjadi anggota perpustakaan kota medan, kartu anggota perpustakaan kota medan masa aktif sekitar 1 tahun setelah itu kartu anggota perpustakaan tidak menjadi anggota di perpustakaan kota medan. Ada juga syarat pendaftaran anggota perpustakaan kota medan yaitu:

1.      Mengisi fomulir

2.      Foto copy KTP kota medan (1 lembar)

3.      Pas photo 2x3 (2 lembar)

4.      Biaya gratis

Ada juga syarat syarat pendaftaran anggota perpustakaan untuk mahasiswa dari luar kota medan:

1.      Mengisi fomulir

-          Tanda tangan ketua jurusan di stempel

-          No Hp ketua jurusan dan sekretaris jurusan

2.      Foto copy ktp kota asal (1 lembar)

3.      Foto copy KTM (1 lembar)

4.      Pas photo 2x3 (2 lembar)

5.      Surat aktif dari kampus (1 lembar)

6.      Semester :

-          1-4 untuk pendidikan D III

-          1-6 untuk pendidikan S 1

7.      Biaya gratis

2.      Peminjaman Bahan Pustaka

Peminjaman bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan dibagian layanan sirkulasi. Pengertian Peminjaman bahan pustaka merupakan kegiatan untuk mendapatkan buku perpustakaan yang akan dipinjam dengan kewajiban memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Peminjaman bahan pustaka ini biasanya hanya boleh digunakan oleh pemustaka yang sudah terdaftar menjadi anggota perpustakaan saja. Berikut ini adalah flow chart dari kegiatan peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan Kota Medan:

Keterangan:

Peminjaman di Perpustakaan Kota Medan terbilang mempunyai proses yang mudah bagi para pemustaka yang ingin meminjam beberapa koleksi yang ada di Perpustakaan Kota Medan. Bahan pustaka yang boleh dipinjam  maksimal 3 buku dan batas peminjaman selama 14 hari. Adapun langkah-langkah peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan Kota Medan ini, seperti yang telah digambarkan diatas, yakni buku yang ingin dipinjam dan kartu anggota diserahkan kepada petugas sirkulasi, kemudian petugas melakukan penginputan data buku dan data peminjaman, setelah data disimpan, pemustaka yang meminjam dapat menerima buku tersebut.

3.      Pengembalian Bahan Pustaka

Pengembalian koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Kota Medan  sama seperti pada umumnya. Karena memang perpustakaan kota masih dikatakan sebagai perpustakaan Hibrida. Pengembalian bahan pustaka merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman bahan pustaka. Pengembalian harus dilakukan tepat waktu, dengan waktu yang sudah di tentukan. Berikut ini adalah flow chart dari kegiatan pengembalian  bahan pustaka di Perpustakaan Kota Medan: 

Keterangan

Proses Pengembalian Bahan Pustaka di Perpustakaan Kota Medan dengan cara pemustaka datang datang ke petugas yang ada di layanan sirkulasi, pemustaka harus terlebih dahulu menunjukan kartu anggotanya kemudian pemustaka memberikan buku yang dipinjam untuk dikembalikan dan kemudian petugas akan memprosesnya.

4.      Perpanjangan Bahan Pustaka

Perpanjangan waktu peminjaman bahan pustaka tergantung kepada kebijakan perpustakaan itu sendiri, stiap-tiap perpustakaan pasti memiliki perbedaan. Ada yang hanya memberi satu kali perpanjangan, ataupun dua kali saja. Berikut ini adalah flow chart dari kegiatan perpanjangan  bahan pustaka di Perpustakaan Kota Medan:

Keterangan

Perpustakaan umum kota Medan memiliki tahap satu kali perpanjangan, dan perpanjangan berlaku dalam waktu 14 hari. Prosedur perpanjangan masa pinjam sebagai berikut:

1.      Membawa buku yang telah dipinjam sebelumnya ke perpustakaan.

2.      Pemustaka memberikannya kepada petugas.

3.      Lalu petugas memproses kembali

4.      Buku siap dipinjam kembali

5.      Sanksi

Sanksi merupakan salah satu dari kegiatan layanan sirkulasi, sanksi pada umumnya dikenakan kepada pemustaka yang melanggar atuan terhadap bahan pustaka yang dipinjam apabila bahan koleksi yang dipinjam mengalami kerusakan ataupun hilang maka pemustaka harus mempertanggung jawabkannya. Berikut ini adalah flow chart dari kegiatan sanksi yang diberikan di Perpustakaan umum kota Medan:

Keterangan

Di  Perpustakaan  umum kota Medan  menyediakan  layanan  peminjaman buku tanpa denda jika melewati masa peminjaman adapun buku yang dapat dipinjam maksimal 3 judul buku dengan lama peminjaman 14 hari.

Berikut ini sanksi keterlambatan dalam waktu keterlambatan pengembalian buku:

a.       Waktu keterlambatan peminjaman 1-14 hari pengembalian 1 buku pemustaka hanya bisa meminjam 2 judul buku saja setelahnya.

b.      waktu keterlambatan peminjaman 15-29 hari pengembalian 2 buku maka pemustaka hanya bisa meminjam 1 buku saja.

c.       Waktu keterlambatan peminjaman 1 bulan pengembalian 3 buku maka pemustaka tidak dapat meminjam buku selama 2 minggu.

d.      Waktu keterlambatan peminjaman 2 bulan kartu anggota ditarik selama 1 bulan.

e.       Waktu keterlambatan peminjaman 3 bulan dan seterusnya kartu anggota ditarik selama 2 bulan lamanya.

f.       Waktu  keterlambatan  peminjaman selama 1 tahun maka kartu anggota ditarik dan keanggotaan dibatalkan selama 1 tahun juga.

g.      Jika buku rusak atau hilang pemustaka wajib mengganti sesuai dengan subjek buku yang rusak atau hilang.

h.      Kemudian jika buku yang terlambat dikembalikan tidak dapat dipinjam kembali atau tidak dapat melakukan perpanjangan.

Dengan adanya sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin bagi para pemustaka dan staf perpustakaan agar peredaran buku dapat dilakukan dengan sebaik mungkin terutama kalau koleksi bahan bacaan di perpustakaan terbatas.

DAFTAR PUSTAKA

Hutasoit, Hildayati Rauddah. Pemanfaatan Layanan Sirkulasi Perpustakaan Iain Sumatera Utara. Jurnal Iqra: Vol.6, No. 1.

Sumber Informasi Sosial dan Humaniora

SUMBER INFORMASI PRIMER

Perpustakaan adalah lembaga yang mengelola berbagai sumber informasi. Sumber informasi di perpustakaan terdiri dari berbagai jenis, seperti monograf, rekaman suara, gambar bergerak, peta, lukisan, dan lain sebagainya. Secara garis besar, sumber informasi yang dikelola oleh perpustakaan dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu sumber informasi primer dan sumber informasi sekunder.

Menurut Yusuf, (1995 : 16) sumber informasi adalah wadah dari isi tesebut, dan pusat sumber informasi adalah tempat terkumpulnya sumber-sumber informasi atau wadah-wadah tadi. Kalau isi suatu buku adalah informasinya, maka disebut dengan sumber informasi adalah buku itu sendiri yang berfungsi sebagai penyimpanan atau penampungan informasi, sedangkan pusat sumber informasi bisa bermakna tempat terkumpulnya buku-buku atau sumber-sumber informasi buku atau sumber-sumber lainnya.

Sedangkan pendapat Hasugian, Jonner, (2009 : 134) Pusat informasi adalah suatu pusat yang bertugas memberikan informasi yang diolah dari sumber lain mengenai suatu bidang khusus atau bidang ilmu tertentu. Contoh pusat informasi pertanian, pusat informasi pariwisata dan sebagainya.

Sumber informasi primer ini akan dijelaskan literature primer yang sering kita temui dan dipakai dalam mencari informasi guna mendukung penulisan hasil penelitian dan observasi baik dalam bentuk tesis, disertasi dan skrpsi maupun dalam bentuk laporan penelitian yang diterbitkan dalam jurnal ilmiah dan dalam bentuk- bentuk lainya.

 a Paten

Yaitu dokumen paten itu sendiri dan spesifikasi paten. Paten dalam arti dokumen adalah dokumen resmi seperti sertifikat yang diberikan oleh pemerintah kepada pemilik penemuan yang menyatakan bahwa pemilik paten tersebut mempunyai hak untuk menggunakanya, atau menjualnya dengan batas waktu tertentu.

b Standar

Istilah standar sebenarnya sudah biasa anda dengar sehari-hari. Standar merupakan aturan-aturan formal yang dapat diaplikasikan pada semua sector industri dan perdagangan, dan meliputi tes, istilah-istilah, definisi-definisi dan simbol-simbol, spesifikasi konstruksi dan tampilan atau performance, Kode-kode dan aturan, dan hal-hal lain yang bersifat teknis.

c. Laporan

Istilah laporan sebenarnya sudah anda kenal dan sudah digunakan sehari-hari. Definisi ini adalah laporan dilihat dari sudut pandang bidang ilmu pengetahuan dan teknologi dimana biasanya laporan tersebut dikenal sebagai laporan penelitian dan perkembangan . Walaupun begitu juga berlaku untuk bidang lain seperti bidang pendidikan dan bidang ekonomi misalnya sesuai dengan perkembangan bidang-bidang lain.

d Tesis dan Disertasi

Tesis merupakan karya ilmiah akhir yang harus disampaikan oleh seorang mahasiswa dalam perkuliahannya pada tingkat magister. Sedangkan disertasi adalah karya ilmiah akhir yang harus disampaikan oleh seorang mahasiswa dalam perkuliahanya pada tingkat doctor.

e Artikel Ilmiah

 Hasil penelitian yang disampaikan sebagai makalah dalam sebuah seminar, konferensi, dan sebagainya. Disamping itu hasil penelitian itu bisa juga disampaikan dalam bentuk laporan, baik untuk dokumentasi dari penelitian tersebut, maupun sebagai syarat.

f. Terbitan Berseri

Terbitan berseri adalah istilah untuk setiap publikasi yang diterbitkan bagian, demi bagian, tidak diterbitkan sekaligus, dengan memberikan tanda secara numeric atau kronologis, dan biasanya diterbitkan untuk masa waktu yang tidak tentu.

Daftar Pustaka

Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. Medan : USU Press

NS, Sutarno. 2006. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Sagung Seto.

LAYANAN SIRKULASI

MASALAH DAN SOLUSI  SEPUTAR LAYANAN SIRKULASI

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata sirkulasi berarti peredaran. Sedangkan menurut Lasa HS mengemukakan bahwa kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris “Circulation” yang berarti perputaran, peredaran seperti pada sirkulasi udara, sirkulasi uang dan lain sebagainya.

Syihabuddin Qolyubi dkk mengemukakan bahwa layanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pemustaka. Sedangkan menurut Karmidi Martoatmojo  bahwa layanan sirkulasi menyangkut masalah peredaran bahan-bahan perpustakaan yang dimiliki perpustakaan dengan para pemakainya. Layanan sirkulasi menurut Lasa HS adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.

Berdasarkan pendapat para ahli diatas dapat penulis simpulkan bahwa layanan sirkulasi merupakan kegiatan yang berinteraksi langsung dengan pemustaka berhubungan masalah peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan. Agar kegiatan ini dapat berjalan lancar harus didukung pustakawan yang profesional.

            Kegiatan layanan sirkulasi ini sering berhubungan dengan pemustaka sehingga dapat dikatakan sebagai ujung tombak dari perpustakaan. Ada beberapa kegiatan yang dilakukan dalam layanan sirkulasi. Adapun kegiatan layanan sirkulasi meliputi antara lain:

1. Keanggotaan

2. Peminjaman

3. Pengambilan

4. Perpanjangan

5. Penagihan

6. Sanksi

7. Memberikan keterangan bebas pinjaman

Permasalahan Seputar Layanan Sirkulasi

Agar layanan sirkulasi berjalan dengan baik sejak awal sudah dibuatkan peraturan dan ketentuan-ketentuan yang diperlukan namun masih ditemukan beberapa permasalahan yang sering dihadapi oleh perpustakaan antara lain :

1) Kehilangan buku

2) Keterlambatan pengembalian buku

3) Pemustaka menghilangkan buku

Cara mengatasinya:

T.Hani Handoko mengemukakan bahwa dalam pembuatan keputusan dalam memecahkan masalah adalah pemahaman dan perumusan masalah, pengumpulan dan analisis data yang relevan, pengembangan alternatif-alternatif, evaluasi alternatif-alternatif, pemilihan alternatif terbaik dan implementasi keputusan untuk mengatasi masalah. Sedangkan menurut Steve Kneeland19 bahwa langkah-langkah pemecahan masalah adalah memahami masalah, mengumpulkan informasi yang baik, mencari akar permasalahan, membuat pilihan-pilihan, memilih solusi terbaik dan membuah masalah terpecahkan.

Selain itu penulis juga menawarkan beberapa alternatif untuk mengatasi permasalahan seputar layanan sirkulasi sesuai dengan kategori permasalahan yang timbul antara lain:

1) Kehilangan buku

Untuk meminimalkan kehilangan buku dapat dilakukan dengan beberapa cara antara lain:

a) Memasang security gates

b) Memasang CCTV di ruang koleksi dan pintu keluar masuk

c) Memasang slogan berisikan ajakan ke pemustaka agar mau berperan serta dalam menjaga dan merawat koleksi perpustakaan

d) Menempatkan pustakawan di ruang koleksi untuk memantau kondisi buku, sekaligus melakukan selving dan membantu pemustaka yang kesulitan menemukan koleksi yang dibutuhkan.

 2) Keterlambatan pengembalian buku

Buku-buku yang belum dikembalikan sampai batas waktunya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a) Membuat surat penagihan. Penagihan dapat dilakukan secara bertahap, misalnya 1, 2 atau 3 bulan sekali.

b) Membuat daftar pemustaka dan buku yang belum kembali kemudian diumumkan melalui papan pengumuman, website perpustakaan, dan kerjasama dengan bagian pendidikan

3) Pemustaka menghilangkan buku

Solusinya :

a) Mengganti buku dengan judul, pengarang yang sama dengan buku yang dihilangkan

b) Kalau buku yang dihilangkan sudah tidak ada ditoko buku atau tidak diterbitkan lagi maka pemustaka dapat mengganti buku dengan subyek yang sama

c) Atau mengganti buku yang berbeda tetapi harganya sama

Dari pemaparan diatas dapat disimpulkan bahwa layanan sirkulasi merupakan kegiatan mengenai peredaran buku perpustakaan baik peminjaman dan pengembalian. Untuk memperlancar kegiatan sirkulasi perlu membuat peraturan, rambu-rambu dan ketentuan-ketentuan lainnya yang harus ditaati pemustaka.

Dan dalam mengatasi permasalahan yang timbul dari kegiatan layanan sirkulasi dengan cara mempelajari permasalahan, mencari akar permasalahan dan menentukan solusi serta menentukan alternatif yang tepat dalam pemecahan masalah.

Daftar Pustaka

Anoraga, Pandji. Psikologi kepemimpinan. Jakarta : Rineka Cipta, 1992

Handoko, T. Hani. Manajemen. Yogyakarta: BPFE, 1991

Lasa HS. Jenis-jenis Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press, 1995

Martoatmojo, Karmidi. Pelayanan Bahan Pustaka. Jakarta : UT, 2008

Qolyubi, Syihabuddin. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi . Yogyakarta : UIN Sunan Kalijaga, 2003