Layanan Sirkulasi Di Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Medan

Kelompok 3:

   1.     Wahyu Gunanda                               (0601171014)

   2.    Fadhilah Aufa                                   (0601173097)

   3.    Neo Astrid Tiffany                            (0601173074)

   4.    Yuli Andina Putri                              (0601171013)

   5.    Salwa Annisa Putri Nasution            (0601172029)

   6.    Alwafi Farizi Tarigan                        (0601173094)

   7.    Yahya Darkanta Tekang                    (0601172053)

   8.   Rosi Rahmayanti                             (0601173068)
  

LAYANAN SIRKULASI

Perpustakaan sangat berperan penting dalam menyebarkan informasi dengan cara melayani kebutuhan pengguna. Selain dengan adanya gedung dan koleksi, perpustakaan juga harus memiliki citra yang baik dimata pengunjung. Seperti yang dikatakan Soetminah (1992,129) bahwa “ baik dan tidaknya perpustakaan tergantung bagaimana pelayanannya, sebab bagian pelayanan inilah yang berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan yang menjadi tolak ukur dan first image bagi sebuah perpustakaan”.

Salah satu layanan yang dimiliki perpustakaan adalah layanan sirkulasi, dimana pustakawan yang bertugas di bagian ini langsung berhadapan dengan pengguna perpustakaan yang ingin meminjam, memperpanjang dan mengembalikan bahan pustaka. Pelayanan sirkulasi merupakan bagian yang terpenting dalam kegiatan perpustakaan.

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran. Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000, 97), “sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan”

Adapun beberapa kegiatan yang dilakukan dalam layanan sirkulasi adalah sebagai berikut :

1.      Keanggotaan

Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pengguna perpustakaan sudah mendaftarkan diri nya sebagai anggota perpustakaan. keanggotaan ini menunjukan bahwa pemegangnya mempunyai hak untuk fasilitas perpustakaan, membaca dan meminjam bahan pustaka yang ada diperpustakaan. Berikut Flowchart dalam keanggotaan :

Keterangan

Di perpustakaan kota ada pembagian di  layanan sirkulasi yaitu keanggotaan, jadi dalam keanggotaan diberikan fasilitas kepada yang sudah menjadi anggota perpustakaan yaitu dapat meminjam buku sesuai peraturan yang ada diperpustakaan  kota. Jika ingin meminjam buku diperpustakaan kota medan harus memiliki kartu anggota atau kartu untuk meminjam dan menjadi anggota perpustakaan kota medan, kartu anggota perpustakaan kota medan masa aktif sekitar 1 tahun setelah itu kartu anggota perpustakaan tidak menjadi anggota di perpustakaan kota medan. Ada juga syarat pendaftaran anggota perpustakaan kota medan yaitu:

1.      Mengisi fomulir

2.      Foto copy KTP kota medan (1 lembar)

3.      Pas photo 2x3 (2 lembar)

4.      Biaya gratis

Ada juga syarat syarat pendaftaran anggota perpustakaan untuk mahasiswa dari luar kota medan:

1.      Mengisi fomulir

-          Tanda tangan ketua jurusan di stempel

-          No Hp ketua jurusan dan sekretaris jurusan

2.      Foto copy ktp kota asal (1 lembar)

3.      Foto copy KTM (1 lembar)

4.      Pas photo 2x3 (2 lembar)

5.      Surat aktif dari kampus (1 lembar)

6.      Semester :

-          1-4 untuk pendidikan D III

-          1-6 untuk pendidikan S 1

7.      Biaya gratis

2.      Peminjaman Bahan Pustaka

Peminjaman bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan dibagian layanan sirkulasi. Pengertian Peminjaman bahan pustaka merupakan kegiatan untuk mendapatkan buku perpustakaan yang akan dipinjam dengan kewajiban memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Peminjaman bahan pustaka ini biasanya hanya boleh digunakan oleh pemustaka yang sudah terdaftar menjadi anggota perpustakaan saja. Berikut ini adalah flow chart dari kegiatan peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan Kota Medan:

Keterangan:

Peminjaman di Perpustakaan Kota Medan terbilang mempunyai proses yang mudah bagi para pemustaka yang ingin meminjam beberapa koleksi yang ada di Perpustakaan Kota Medan. Bahan pustaka yang boleh dipinjam  maksimal 3 buku dan batas peminjaman selama 14 hari. Adapun langkah-langkah peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan Kota Medan ini, seperti yang telah digambarkan diatas, yakni buku yang ingin dipinjam dan kartu anggota diserahkan kepada petugas sirkulasi, kemudian petugas melakukan penginputan data buku dan data peminjaman, setelah data disimpan, pemustaka yang meminjam dapat menerima buku tersebut.

3.      Pengembalian Bahan Pustaka

Pengembalian koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Kota Medan  sama seperti pada umumnya. Karena memang perpustakaan kota masih dikatakan sebagai perpustakaan Hibrida. Pengembalian bahan pustaka merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman bahan pustaka. Pengembalian harus dilakukan tepat waktu, dengan waktu yang sudah di tentukan. Berikut ini adalah flow chart dari kegiatan pengembalian  bahan pustaka di Perpustakaan Kota Medan: 

Keterangan

Proses Pengembalian Bahan Pustaka di Perpustakaan Kota Medan dengan cara pemustaka datang datang ke petugas yang ada di layanan sirkulasi, pemustaka harus terlebih dahulu menunjukan kartu anggotanya kemudian pemustaka memberikan buku yang dipinjam untuk dikembalikan dan kemudian petugas akan memprosesnya.

4.      Perpanjangan Bahan Pustaka

Perpanjangan waktu peminjaman bahan pustaka tergantung kepada kebijakan perpustakaan itu sendiri, stiap-tiap perpustakaan pasti memiliki perbedaan. Ada yang hanya memberi satu kali perpanjangan, ataupun dua kali saja. Berikut ini adalah flow chart dari kegiatan perpanjangan  bahan pustaka di Perpustakaan Kota Medan:

Keterangan

Perpustakaan umum kota Medan memiliki tahap satu kali perpanjangan, dan perpanjangan berlaku dalam waktu 14 hari. Prosedur perpanjangan masa pinjam sebagai berikut:

1.      Membawa buku yang telah dipinjam sebelumnya ke perpustakaan.

2.      Pemustaka memberikannya kepada petugas.

3.      Lalu petugas memproses kembali

4.      Buku siap dipinjam kembali

5.      Sanksi

Sanksi merupakan salah satu dari kegiatan layanan sirkulasi, sanksi pada umumnya dikenakan kepada pemustaka yang melanggar atuan terhadap bahan pustaka yang dipinjam apabila bahan koleksi yang dipinjam mengalami kerusakan ataupun hilang maka pemustaka harus mempertanggung jawabkannya. Berikut ini adalah flow chart dari kegiatan sanksi yang diberikan di Perpustakaan umum kota Medan:

Keterangan

Di  Perpustakaan  umum kota Medan  menyediakan  layanan  peminjaman buku tanpa denda jika melewati masa peminjaman adapun buku yang dapat dipinjam maksimal 3 judul buku dengan lama peminjaman 14 hari.

Berikut ini sanksi keterlambatan dalam waktu keterlambatan pengembalian buku:

a.       Waktu keterlambatan peminjaman 1-14 hari pengembalian 1 buku pemustaka hanya bisa meminjam 2 judul buku saja setelahnya.

b.      waktu keterlambatan peminjaman 15-29 hari pengembalian 2 buku maka pemustaka hanya bisa meminjam 1 buku saja.

c.       Waktu keterlambatan peminjaman 1 bulan pengembalian 3 buku maka pemustaka tidak dapat meminjam buku selama 2 minggu.

d.      Waktu keterlambatan peminjaman 2 bulan kartu anggota ditarik selama 1 bulan.

e.       Waktu keterlambatan peminjaman 3 bulan dan seterusnya kartu anggota ditarik selama 2 bulan lamanya.

f.       Waktu  keterlambatan  peminjaman selama 1 tahun maka kartu anggota ditarik dan keanggotaan dibatalkan selama 1 tahun juga.

g.      Jika buku rusak atau hilang pemustaka wajib mengganti sesuai dengan subjek buku yang rusak atau hilang.

h.      Kemudian jika buku yang terlambat dikembalikan tidak dapat dipinjam kembali atau tidak dapat melakukan perpanjangan.

Dengan adanya sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin bagi para pemustaka dan staf perpustakaan agar peredaran buku dapat dilakukan dengan sebaik mungkin terutama kalau koleksi bahan bacaan di perpustakaan terbatas.

DAFTAR PUSTAKA

Hutasoit, Hildayati Rauddah. Pemanfaatan Layanan Sirkulasi Perpustakaan Iain Sumatera Utara. Jurnal Iqra: Vol.6, No. 1.